Расчеты с подотчетными лицами

Что такое выдача подотчет от организации? Кому, сколько и на какие цели компания выдает деньги? Как осуществляются расчеты с подотчетными лицами? На эти и другие вопросы ответ статья на сайте Центра бухгалтерских услуг ДИАЛОГ.

Мы выполняем бухгалтерское обслуживание юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, предлагая гарантированное качество оказания услуг за разумную стоимость. И нужно отметить, что в большинстве случаев вам гораздо выгоднее выбрать аутсорсинг бухгалтерии нашими силами, чем брать бухгалтера в штат.

К тому же, в отличие от нанятого сотрудника, ДИАЛОГ несет материальную ответственность за ведение учета, сдачу отчетности и выполнение обязанностей по договору в принципе. Она застрахована на 1 миллион рублей в СК Ингосстрах.

При этом вы получаете компетентную помощь от команды опытных специалистов в сфере бухгалтерского и налогового учета под ключ или в рамках выбранных вами услуг. А начать лучше сконсультации бухгалтера.

Содержание:

1. Кто может получить под отчет
2. На основании чего происходит выдача ДС
3. Что вам нужно знать про Приказ о подотчетных лицах
4. Кому из сотрудников можно, а кому нельзя выдать деньги подотчет
5. В какой форме можно получить подотчетные суммы
6. Сколько денег можно выдать под отчет
7. Какой есть нюанс при расчете наличными за ТМЦ 
8. На какие цели можно использовать подотчетные средства
9. Можно ли оплачивать личные покупки корпоративной картой
10. Как отчитаться за полученные средства
11. Какие есть особенности оформления авансового отчета для нештатных сотрудников
12. Что если сотрудник потратил больше денег, чем получил
13. Кто проверяет АО
14. Учет расчетов с подотчетными лицами

Кто может получить под отчет

Сотрудников компании, получающих деньги под отчет, называют, соответственно, подотчетные лица. А перечень сотрудников, которым предоставляется такое право, определяет руководитель организации своим Приказом.

Должностное лицо, получившее средства, с их использованием выполняет определенные поручения компании, связанные с ведением ее хозяйственной деятельности. То есть нельзя тратить деньги куда хочется и сколько хочется.

На основании чего происходит выдача ДС

По Приказу руководителя компании определяется как ФИО лица, которому можно выдавать средства под отчет, так и другая информация, в том числе:

• Регистрационный № документа
• Сумма денег для выдачи под отчет
• Временной интервал, за который подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные ДС
• Назначение, то есть куда можно тратить деньги. Хотя этого пункта в приказе может и не быть
• Подпись и печать руководителя на документе обязательны

Кроме Приказа, основанием для выдачи может служить письменное Заявление подотчетного лица.

Также на усмотрение руководителя организации может быть разработано и утверждено Положение о расходах с подотчетными лицами. Оно вступает в силу после подписания соответствующего Приказа руководителя.

Что вам нужно знать про Приказ о подотчетных лицах

Приказ может регламентировать выдачу денег под отчет для одного или нескольких сотрудников. Также в нем допускается установление лимита в месяц на получение и периодичность выплат.

Скажем, Приказ свидетельствует о том, что бухгалтер без дополнительного согласования может выдавать Иванову Иван Ивановичу еженедельно средства под отчет, но не более 5 000 рублей в месяц. А если лимит исчерпан, то для выдачи требуется дополнительное письменное распоряжение руководителя.

В вашу организацию требуется бухгалтер?

Или нужно сформировать команду бухгалтеров, то есть целый отдел?

Оставить заявку

Кому из сотрудников можно, а кому нельзя выдать деньги подотчет

По большому счету любой штатный сотрудник может получать подотчетные средства, включая генерального директора компании и такие категории сотрудников, как:

• Сотрудники нерезиденты РФ. То есть иностранцы, которые работают в российских компаниях не лишаются возможности в получении подотчетных средств.
• Подотчетные лица, которые не отчитались по ранее выданным деньгам. Дело в том, что нет четкого указания, что для получения денег под отчет нужно обязательно предоставить полный отчет за ранее выданные средства.

Кроме штатных сотрудников, организация может заключать Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами. Так вот, запрета на выдачу под отчет физлицам по договорам ГПХ нет.

Данное правило регламентировано Порядком выдачи денег под отчет, утвержденным Указанием №3210-У Банка России 11 марта 2014 года (действующая редакция от 5 октября 2020 года).

В документе фигурирует понятие "подотчетное лицо". И в него включены как сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, так и исполнители по договорам ГПХ. То есть выдавать средства под отчет подрядчику, с которым заключен договор ГПХ, тоже можно.

В какой форме можно получить подотчетные суммы

• Наличными через кассу с оформлением РКО (расходный кассовый ордер по форме ОКУД 0310002)
• Путем перечисления безналичных средств на банковский счет подотчетного сотрудника
• На корпоративную карту, опять-таки, безналичным переводом

При получении средств безналичным путем в Заявлении требуется указать реквизиты карты. А в поле Назначение платежа нужно обязательно прописать, что средства переданы под отчет.

Сколько денег можно выдать под отчет

Лимит выдаваемых под отчет средств не регламентирован на законодательном уровне. Подтверждением является пункт 6.3 Указаний ЦБ РФ №3210-У. Тем не менее рекомендовано на уровне организации установить лимиты подотчетных средств. Причем, их можно устанавливать, отталкиваясь от того, на какие цели планируется потратить средства. По сути, количество лимитов компания тоже устанавливает сама.

Как мы уже отметили ранее, выдача денег сотруднику не зависит от того, числиться ли на нем сумма, за которую он еще не отчитался.

Какой есть нюанс при расчете наличными за ТМЦ

Если денежные средства выданы сотруднику для расчетов за товарно-материальные ценности, скажем, за закупку материалов, то лимит существует. Он определен в размере 100 000 рублей в рамках одного заключенного договора.

На какие цели можно использовать подотчетные средства

Назначение расходов	Основание
Административно-хозяйственные нужды компании	пункт 6 Указаний ЦБ РФ №3210-У
Командировочные расходы сотрудников	статья 168 ТК РФ
Другие цели, которые регламентированы на уровне организации, включая представительские расходы	Приказ руководителя ЮЛ или ИП

Четкого перечня, куда можно тратить подотчетные средства нет. Его очень сложно было бы составить, так как направлений деятельности и видов расходов очень много. Зато есть перечень условий, которые должны выполняться для выдачи:

• Средства, полученные подотчетным лицом, обязательно нужно использовать для хозяйственной деятельности организации или ИП.
• Подписанный Приказ руководителя, о котором мы говорили выше по тексту. Также основанием может быть заявления от сотрудника. А в нем, в свою очередь, нужно указать все те же необходимые параметры, что и в Приказе.
• Надлежащим образом оформленная выдача денег под отчет. В том числе, когда осуществляется выдача наличных под отчет, то обязательно оформляется РКО.

Можно ли оплачивать личные покупки корпоративной картой

Нет, так как главная цель выдачи денег под отчет — их расход, направленный на ведение хозяйственной деятельности организации или ИП. То есть получить полмиллиона на счет, а после рвануть куда-нибудь, скажем, на Бали не получиться, даже если вы — руководитель компании.

Как отчитаться за полученные средства

Итак, поговорим про сроки, на которые выдаются ДС, и про документы, оформляемые при выдаче и возврате подотчетных средств.

В установленный срок необходимо сдать Авансовый отчет (по форме АО-1) и предоставить подтверждающие документы.

Под установленным сроком подразумевается период, который указан в Приказе руководителя или в согласованном руководителем заявлении подотчетного лица на выдачу денег под отчет. Он может составлять как 4 рабочих дня, так и, например, 10 рабочих дней. Все зависит от назначения расходования ДС.

Какие есть особенности оформления авансового отчета для нештатных сотрудников

Если АО составляет подрядчик по договору ГПХ, то поле в отчете, где нужно указывать табельный номер, остается пустым. А вместо указания должности следует указать: "Исполнитель по Договору подряда от...№..."

Что если сотрудник потратил больше денег, чем получил

В таком случае после сдачи АО и его проверки потраченные из собственных средств суммы компания компенсирует сотруднику.

Если есть остаток выданных средств, то подотчетное лицо вносит его:

• в кассу компании наличными. При этом оформляется ПКО (приходный кассовый ордер).
• переводом с корпоративной карты, указав в назначении платежа "Возврат подотчетной суммы".

Кто проверяет АО

Эта обязанность вменяется бухгалтеру. Тем не менее, особенно при отсутствии бухгалтера в штате, проверкой может заниматься и сам руководитель или ИП. Но утверждает АО в любом случае руководитель. При этом нет четкого указания относительно того, в какой срок он должен это сделать.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Про расчеты с подотчетными лицами мы рассказали далеко не все. Например, тему учета не затронули совсем. Но ведь читать про активно-пассивные счета и записи по дебету интересно далеко не всем. А если вы являетесь руководителем компании, то вряд ли вообще хотите забивать себе голову проводками и правильностью заполнения баланса.

Оставим тонкости ведения БУ для личной встречи, в рамках которой вы можете получить подробную консультацию по вопросам работы с подотчетными лицами и не только.

Также Бухгалтерское обслуживание компаний мы предлагаем вам под ключ. И в этом случае вам не нужно будет знать, какие нужны документы, как их правильно оформить, всю рутину мы возьмем на себя. И, разумеется, возьмем на себя сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности. Освободите личное время, оптимизируйте налоги, снижайте расходы на бухгалтерию вместе с ДИАЛОГ.

Связаться с нами можно любым удобным способом, указанным в разделе Контакты. Также получить ответы на интересующие вас вопросы можно, позвонив нам по номеру 8 (812) 642-03-27