//
Представительские расходы

Представительские расходы

Многие слышали о том, что есть такое понятие, как представительские расходы. Но далеко не все знают, зачем они нужны, что в них входит, и кто является спонсором такого рода трат: компания или может быть сам директор? Ответы на эти и многие другие важные вопросы вы найдете в статье, которую подготовил для вас Бухгалтерский Центр ДИАЛОГ.

С 2009 года мы осуществляем бухгалтерское обслуживание компаний и ИП на выгодных условиях, снижая расходы на бухгалтерию вдвое и избавляя вас от рутины, а также от нервотрепки из-за налоговых проверок и их последствий. Гарантии выполнения обязанностей по заключенному Договору застрахованы на 1 000 000 рублей в СК Ингосстрах. Ну а сейчас самое время перейти к теме нашего разговора.

Содержание:

  1. Что входит в представительские расходы
  2. Представительские расходы это:
  3. Цель учета представительских расходов
  4. Какие расходы можно, а какие нельзя учитывать в составе представительских
  5. Расходы на спиртные напитки можно отражать в составе представительских?
  6. Завтраки и другие приемы пищи вне совместных встреч партнеров по бизнесу считаются представительскими расходами?
  7. Представительские расходы для расчета налога на прибыль 
  8. Сколько можно тратить на представительские расходы в месяц
  9. Учет представительских расходов для целей налогообложения
  10. Представительские расходы при УСН
  11. Из каких источников оплачивают представительские расходы упрощенцы (ЮЛ и ИП)
  12. Документы, подтверждающие представительские расходы (ПР)
  13. Кто составляет отчет о ПР
  14. Кто утверждает отчет о ПР
  15. Что такое авансовый отчет
  16. Кто платит за представительские расходы: компания или лично директор?

Что входит в представительские расходы

Представительские расходы фото

К ним относятся затраты на установление и поддержание деловых связей между бизнес-партнерами. Хотя, глядя на такую размытую формулировку, на ум может прийти все что угодно, так что давайте конкретизируем относящиеся к ним траты. А главное — обозначим, зачем вообще учитывать такие виды расходов компании.

Представительские расходы это:

  • Организация официального приема. При этом не столь важно, в какое время суток он будет проходить и в каком формате. Важно, что перечень приглашенных лиц соответствует перечню контрагентов компании. Или же среди них должны быть потенциальные партнеры по бизнесу приглашающей стороны. Кроме того, разумеется, в список приглашенных лиц входят и представители компаний. То есть непосредственно той фирмы-налогоплательщика, за чей счет, собственно, и организован прием.
  • Оплата транспортных услуг, включая трансферы к местам проведения совещаний и мероприятий для всех приглашенных лиц. Относительно того, кто может приглашен в рамках представительских расходов, мы уже указали выше. Довольно часто транспортное обеспечение организовывает налогоплательщик (приглашающая сторона) для руководителей и учредителей компании партнера.
  • Самообслуживание по системе шведский стол, то есть так называемое буфетное обслуживание для участников встречи. Сюда же можно отнести кейтеринг, то есть выездную систему оказания услуг питания. Довольно часто переговоры затягиваются, а их участники не всегда проживают в одном городе. Так вот, чтобы совместить приятное с полезным, можно обсудить дела и заодно перекусить перед вылетом или отъездом.
  • Услуги переводчика, который привлекается компанией для проведения переговоров. То есть налогоплательщик, планирующий учитывать представительские расходы, может оплачивать услуги переводчика, не устроенного в штат организации. При этом переводчик не всегда присутствует только на переговорах в конференц-залах и по месту нахождения компании. Его можно приглашать, а расходы на это учитывать в представительских, и при проведении мероприятий.

Цель учета представительских расходов

Она подразумевает благие намерения, которые выражаются в том, чтобы учесть траты на официальный прием представителей других организаций. При всем при этом, цель переговоров так или иначе связана с сотрудничеством между ЮЛ или ИП, которые участвуют в этих встречах.

Для поддержания, начала или возобновления деловых отношений есть определенные требования к расходам такого рода. Нельзя бездумно и на свое усмотрение приглашать всех потенциальных партнеров по бизнесу на званые ужины в популярные рестораны города. Так что рекомендуем вам изучить информацию по вопросу, а мы в свою очередь постараемся изложить ее максимально просто.

Какие расходы можно, а какие нельзя учитывать в составе представительских

Как вы знаете, есть бухгалтерский учет, а есть налоговый учет. Так вот бывают принимаемые к бухгалтерскому учету представительские расходы, которые не принимаются к налоговому учету.

Например, к ним относится покупка подарков, сувениров и цветов для участников деловой встречи. Также могут учитываться в БУ, но не принимаются к расходам в НУ траты, связанные с организацией юбилеев, развлечений представителей бизнес-партнеров. Ну и стоит добавить, что существует лимит принимаемых к НУ представительских расходов. И если разрешенные виды трат превышают этот лимит, то они также не учитываются в НУ.

Приведем несколько примеров, которые могут показаться вам частными случаями. Но на самом деле по ним поступает достаточно много вопросов.

Расходы на спиртные напитки можно отражать в составе представительских?

Да, если алкоголь приобретался для проведения встреч и мероприятий с представителями других организаций, будь то заказчики или партнеры. В таком случае затраты в качестве прочих расходов принимаются к учету (ст.264 НК РФ, подпункт 22 п.1). Но имейте в виду, что налоговая не всегда соглашается сразу с тем, что на деловых мероприятиях обязательно выпивать. Так что в самой неблагоприятной ситуации будьте готовы доказывать в суде, что без спиртного с деловыми партнерами было ну никак не договориться. 

Завтраки и другие приемы пищи вне совместных встреч партнеров по бизнесу считаются представительскими расходами?

Нет. Предположим, что приглашенная делегация заселилась в отель. Официальное мероприятие запланировано вечером. За счет чего оплачивается обед представителей приглашенной компании и их завтрак утром на следующий день после званого ужина? Источник финансирования завтраков, ужинов и других приемов пищи — суточные расходы. То есть дополнительные расходы в командировке, оплачиваемые компанией, которая отправляет своих сотрудников к месту проведения мероприятия. Справедливости ради нужно отметить, что иногда питание в командировке сотрудники оплачивают за счет собственных средств.

С примерами закончили. А теперь поговорим о том, как учет представительских расходов оказывает влияние на налогообложение.

Представительские расходы для расчета налога на прибыль

Для исчисления налога на прибыль расходы, которые относятся к представительским, отражаются в учете, как Прочие расходы. При этом они могут быть связаны, как с производством товаров или услуг, так и с затратами на их реализацию. То есть не имеет значения, на переговоры с поставщиками потрачены средства или на ужин с отделом продаж(сторонним).

Сколько можно тратить на представительские расходы в месяц

Размер представительских расходов компании, которые можно включить в Прочие расходы, не должен быть больше, чем 4% от ФОТ. То есть от затрат на оплату труда сотрудников в отчетном периоде. Он рассчитывается нарастающим итогом. При этом отчетным считается налоговый период. А предельный процент трат регламентирует статья 252 НК РФ, п.1.

Учет представительских расходов для целей налогообложения

А ужин был для бизнеса? Услуги переводчика действительно требовались?  Личного транспорта у приглашенной делегации не было, требовалось организовать трансфер? Нельзя пригласить весь офис поставщика и заплатить за организацию их досуга, используя средства компании. Есть вполне четкие критерии отнесения расходов к представительским.

Чтобы включить расходы в налоговую базу, они должны быть:

Оправданы экономически

Подтверждены документально

Если имеют место нецелесообразные траты регулярного характера, которые не приводят к росту выручки/прибыли, то такие затраты не признаются расходами для целей НУ. Основание — статья 252 НК РФ, п.1

Представительские расходы при УСН

Если вы работаете не на общей системе налогообложения, на упрощенной, то есть спецрежиме, то стоит знать кое-что важное про учет операций по ним.

Если вы работаете на УСН (Доходы), то расходная часть ФНС интересует постольку-поскольку. Так что данный режим рассматривать не имеет никакого смысла. А вот УСН (Доходы-Расходы) — совсем другое дело. Расходная часть компаний и ИП на упрощенке в таких случаях четко регламентирована НК РФ. И вот что нам говорит закон об отнесении представительских затрат к налогооблагаемой базе:

При расчете налога на УСН нельзя принимать представительские расходы в налогооблагаемую базу. То есть на их размер нельзя снизить налог к уплате. А все потому, что в НК РФ (статья 346.16) представительские расходы не поименованы.

Как следствие, возникает резонный вопрос: За чей счет этот банкет?

Из каких источников оплачивают представительские расходы упрощенцы (ЮЛ и ИП)

Раз учитывать их в составе расходов нельзя, то остается только лишь один источник финансирования — чистая прибыль после уплаты налогов.

Документы, подтверждающие представительские расходы (ПР)

  • Чеки ККМ
  • Счета организаций общепита
  • Товарные чеки, накладные
  • Договор на оказание услуг, Платежные поручения, Акты выполнения работ, счет-фактуры

Для оснований учета расходов, требуется наличие первичной документации, приложенной к Отчету, составленному в произвольной форме, и предоставление в бухгалтерию надлежащим образом оформленного авансового отчета. В первичке и Отчете обязательно должна присутствовать информация о понесенных расходах следующего характера:

  • Цель проведения мероприятия
  • Дата ПР
  • Место ПР
  • Участники встречи с обеих сторон
  • Сумма расходов

Кто составляет отчет о ПР

Ответственный за мероприятие представитель принимающей стороны (сотрудник компании).

Кто утверждает отчет о ПР

Руководитель организации, удостоверившись в том, что расходы документально подтверждены и целесообразны.

Что такое авансовый отчет

Вместе с первичкой и в произвольной форме составленным отчетом, ответственный за мероприятие сотрудник составляет АО. Он является документальным подтверждением произведенных затрат. Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, это — унифицированная форма отчета.

Кто платит за представительские расходы: компания или лично директор?

В отличие от упрощенцев, ЮЛ на ОСНО и ИП на ОСНО имеют право учитывать документально подтвержденные и целесообразные затраты в составе Прочих расходов. Следовательно, директору не нужно тратить свои личные деньги на покрытие затрат по переговорам с бизнес-партнерами. Но напомним, что всему есть предел. И в данном случае он установлен на уровне 4% от фонда оплаты труда нарастающим итогом с начала отчетного (налогового) периода.

В завершение нашей информативной и актуальной статьи хотелось бы напомнить кое-что важное. Вам совсем не обязательно вникать в тонкости БУ и НУ, как по части отнесения расходов к представительским, так и в принципе. Гораздо удобнее и выгоднее — аутсорсинг бухгалтерии. То есть вы передаете бухгалтерское обслуживание в надежные руки профессионалов, оставляя за собой возможность сконцентрироваться на росте выручки и развитии компании.

Для получения консультации по вопросам сотрудничества и по вопросам БУ звоните 8 (812) 642-03-27. Также мы ждем вас в уютном офисе Центра бухгалтерии ДИАЛОГ, чтобы познакомиться лично и обговорить оптимальный вариант оказания услуг для вас.