//
Ведение учета бухгалтерии

Ведение учета бухгалтерии

Содержание штатной бухгалтерии обходится бизнесу достаточно дорого. Найм приходящего специалиста дешевле, но сопряжен с неудобствами и рисками. Более экономным и надежным способом организации бухучета сегодня является удаленное ведение бухгалтерии – аутсорсинг. Это возможность переложить учет на плечи высококвалифицированных специалистов без найма штатных или внештатных сотрудников.

Как услуги удаленной бухгалтерии позволяют экономить бюджет фирмы? Какие риски при этом существуют, и чего следует опасаться? Как безошибочно выбрать настоящих профессионалов и не переплатить? Статья подготовлене компанией «Диалог», которая предоставляет бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге.

Содержание

  1. Что такое бухгалтерский аутсорсинг простыми словами
  2. Плюсы аутсорсинга бухгалтерии – 7 преимуществ
  3. Ведение бухгалтерии (аутсорсинг) – страшная правда о рисках
  4. Как выбрать лучшую компанию-аутсорсера – ключевые критерии
  5. Личный опыт использования услуг удаленной бухгалтерии

 

Что такое бухгалтерский аутсорсинг простыми словами

Ведение учета бухгалтерии фотоАутсорсинг бухгалтерских услуг — передача функций ведения бухучета компании в распоряжение удаленной бухгалтерской организации. Это позволяет сократить расходы на содержание штатной бухгалтерии и освободить время для развития бизнеса.

Бухгалтерия на аутсорсинге может быть полной или выборочной. В первом случае сторонняя организация берет на себя полное бухгалтерское сопровождение компании. Во втором – лишь некоторые функции (например, расчет зарплаты, подачу деклараций и т.д.).

Вы можете выбрать любой из вариантов, исходя из специфики своей деятельности и финансовых возможностей. Как правило, аутсорсеры предлагают разные пакеты обслуживания. При этом стоимость подключения к ним будет зависеть не только от объема услуг, но и от системы налогообложения или оборотов организации.

К слову, бухгалтерский аутсорсинг можно использовать при любой форме собственности. В России услугами удаленной бухгалтерии пользуются как небольшие ИП,  так и крупные организации, занятые в различных сферах деятельности. Почему все больше организаций предпочитают передавать бухгалтерский учет на сторону?

Это обусловлено несколькими факторами. Кризисные явления в экономике заставляют компании снижать финансовые затраты. Государство усиливает администрирование в сфере налогообложения и ужесточает требования к отчетности. Именно поэтому компаниям становится проще передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг. Он и дешевле штатной бухгалтерии, и позволяет избежать штрафов.

Кстати, не путайте услуги внештатного бухгалтера с компанией-аутсорсером. Первый выполняет лишь разовые функции, второй систематически ведет бухгалтерию организации. К тому же, только во втором случае предусмотрена ответственность аутсорсинга. Об этом читайте далее.

Плюсы аутсорсинга бухгалтерии – 7 преимуществ

С некоторыми из них вы уже знакомы. Но чтобы принять взвешенное решение, готова ли ваша компания к переходу на аутсорсинг бухгалтерии, стоит рассмотреть плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге подробнее.

Для начала рассмотрим преимущества аутсорсинга бухгалтерии:

  1. Снижение финансовых затрат и сокращение издержек. При ведении бухгалтерии на аутсорсинге не нужно организовывать рабочее место, отбирать квалифицированный персонал, повышать его квалификацию и выплачивать социальные взносы. А затраты на аутсорсинговые услуги можно записать в расходы. Все это позволяет компании экономить в среднем до 25-30% капитала.
  2. Высокое качество услуг. Как правило, в компаниях-аутсорсерах работают высококвалифицированные специалисты с большим опытом в сфере бухгалтерского учета и налогообложения. Они своевременно реагируют на изменения в законодательстве, располагают современными бухгалтерскими программами и правовыми пакетами.

Это позволяет снизить риски штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерии. От них не застрахована ни одна компания при недостаточной квалификации штатного специалиста.  Причем взыскать неустойки с последнего достаточно сложно.

  1. Ответственность аутсорсинга. Провайдер бухгалтерских услуг несет полную ответственность за несвоевременную сдачу отчетности, некорректное исчисление налогов, а также потерю документов и результаты своей работы. В случае ошибок, уплата штрафов возлагается на аутсорсера. Все эти пункты прописываются в договоре.
  2. Строгая конфиденциальность. С аутсорсером, как правило, заключается соглашение о неразглашении информации третьим лицам. Сотрудничая с внештатным бухгалтером, это требование соблюсти сложно, что ведет к риску утечки финансовой или иной информации конкурентам.
  3. Непрерывность рабочего процесса. Еще один несомненный плюс аутсорсинга бухгалтерии — она работает постоянно. Без больничных, отпусков, отгулов и неожиданных увольнений.
  4. Готовые решения. У компаний-аутсорсеров с солидным опытом работы на рынке всегда найдутся готовые законные решения возникающих проблем. В случае с неопытным штатным специалистом или занятым по уши приходящим бухгалтером вы рискуете потерять драгоценное время на решении таких вопросов. А время в бизнесе, как известно – деньги.
  5. Гибкость. Если ваша компания не готова к полной передаче бухгалтерии на аутсорсинг, вы можете передать удаленным бухгалтерам лишь некоторые функции или периодически пользоваться их консультациями. Такие услуги обойдутся дешевле полного аутсорсинга.

Как видите, плюсов аутсорсинга бухгалтерии предостаточно. Но справедливо будет рассказать и о минусах этой формы организации бухучета. Они тесно связаны с рисками. Чего компаниям стоит опасаться?

Ведение бухгалтерии (аутсорсинг) – страшная правда о рисках

  1. Не нужно думать, что передача ведения бухгалтерии на аутсорсинг полностью снимает с вас ответственность и все обязательства по бухучету организации. Первичную документацию и своевременное перечисление средств на налоги никто не отменял.

За задержку отчислений, просрочку передачи документов бухгалтеру или предоставление некорректной информации ответственность будете нести вы. И все последующие штрафные санкции лягут именно на ваши плечи. Поэтому разумно назначить координатора по работе с удаленной бухгалтерией.

Это застрахует вас и в том случае, если провайдер услуг откажется от сотрудничества с вами. Не переставайте поддерживать свои компетенции в ведении учета. Проще говоря, держите все под контролем. Тогда при переходе к другому аутсорсеру проблем с учетом у вас не возникнет. 

  1. Еще один весомый риск – некоторые аутсорсеры не всегда вдаются в специфику деятельности организации, что влечет за собой некорректное отражение информации в учете. Чтобы с этим не столкнуться, важно тщательно выбирать аутсорсера.
  2. Кстати, с этим связан и последний немаловажный риск – неудачный выбор провайдера бухгалтерских услуг. Он может повлечь за собой утечку информации, потерю репутации из-за низкой оперативности реагирования, а также операционные риски в связи с некомпетентностью специалистов на аутосорсе.

На рынке существует огромное количество крупных и мелких компаний, предоставляющих услуги удаленной бухгалтерии. Выбрать среди них достойную совсем не просто. Но есть критерии, которые помогут вам свести этот риск к минимуму. О них далее.

Как выбрать лучшую компанию-аутсорсера – ключевые критерии

  1. Первое, на что стоит обратить внимание – опыт и репутация компании на рынке. Предварительно не помешает ознакомиться с отзывами, рекомендациями коллег, рейтингами и статьями в профессиональных журналах. Также наличие дипломов и сертификатов у компании будут дополнительным плюсом.
  2. Обязательно внимательно ознакомьтесь с проектом договора. В нем должны быть максимально подробно прописаны ответственность сторон, положения о конфиденциальности и прозрачный прайс на услуги.
  3. Узнайте, сколько компаний находится в ведении у бухгалтера, который будет заниматься вашей организацией. Слишком большое их количество должно насторожить – скорее всего, качество услуг будет страдать.
  4. Удаленная бухгалтерия должна провести бесплатный экспресс-аудит состояния дел в компании и лишь после этого взять вас на обслуживание, составив индивидуальный график документооборота. Это является гарантом надежности провайдера.
  5. Продвинутые компании дают клиентам доступ в личный кабинет в облачных сервисах (Мое Дело, Контур-Бухгалтерия или 1С). В них можно создавать документы для оперативной передачи бухгалтеру и наблюдать за состоянием дел.
  6. В идеале в компании-аутсорсере также должны работать юристы и кадровики. Возможность представления ваших интересов в налоговых органах или суде будет только плюсом.

Кроме того, важно лично посетить компанию и побеседовать с руководителем и бухгалтером. Выясните все интересующие моменты заблаговременно – как выстраивается механизм взаимодействия, как осуществляется контроль, как формируются счета за услуги и пр. Надежная организация во встрече точно не откажет.

А теперь о том, с чего начать передачу ведения бухгалтерии на аутсорсинг.

Во-первых, взвесьте для себя все плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге и решите, готова ли ваша компания к этому шагу.

Во-вторых, выберите лучших провайдеров согласно перечисленным критериям.

В-третьих, обязательно проведите с ними личную беседу и ознакомьтесь с условиями договора.

И только после этого подписывайте договор. Известные компании часто предлагают тестовый период. Вы всегда можете им воспользоваться, если сомневаетесь в правильности выбора.

Напоследок расскажем о личном опыте использования услуг удаленной бухгалтерии одним из наших клиентов.

Личный опыт использования услуг удаленной бухгалтерии

«Первоначально мое ИП в области рекламных услуг не имело больших доходов. Я не могла позволить себе нанять даже приходящего бухгалтера, не говоря уже о штатном специалисте. Поэтому мне пришлось самой вникать в вопросы бухгалтерии. Мне казалось, что «на упрощенке» вести бухгалтерию не так сложно. Но подвох подкрался неожиданно в самом начале моей деятельности.

Я элементарно не уведомила налоговую об открытии расчетного счета, думая, что это происходит автоматически. В итоге меня оштрафовали на 5000 руб. И это оказался не единственный штраф, за ним последовали взыскание за небольшую ошибку в расчетах и другие санкции.

В общем, чтобы не терять и без того невысокие доходы, я все-таки решила обратиться к специалистам. К тому времени активно развивался аутсорсинг бухгалтерии. Коллега посоветовала одну из таких компаний.

Сначала полный аутсорсинг для меня был неподъемным, я передала бухгалтеру лишь некоторые функции по ведению учета. Но уже это освободило массу времени – я перестала корпеть над расчетами и декларациями и стала развивать свой бизнес более активно. В компании-аутсорсере мне также помогли оптимизировать  налогообложение, что освободило определенную часть бюджета.

На сегодняшний день мою бухгалтерию полностью ведет компания-аутсорсер. Я не вникаю в бумажную волокиту и чувствую уверенность в завтрашнем дне».

Мы рассмотрели ведение бухгалтерии (аутсорсинг), его плюсы и минусы – выбор за вами. Если статья вам понравилась, поделитесь с друзьями и обязательно подпишитесь на обновления нашего сайта. 

Только подписчикам мы бесплатно рассылаем самую актуальную информацию в сфере бухучета и налогообложения с последними изменениями в законодательстве – в помощь предпринимателям и бухгалтерам.