Система ЕГАИС

Система ЕГАИС введена правительством для борьбы с контрафактным алкоголем. Как обычно, все расходы на приобретение дополнительного оборудования, программ и решение сложных технических моментов ложится на плечи ИП и организаций.

В статье мы подробно разберем все, что нужно знать, чтобы не разориться на штрафах: ЕГАИС это что, кому нужно подключаться, какое оборудование понадобиться, как работать в системе и в чем отличие при торговле пивом.

Вы получите самую актуальную и полную информацию, которая максимально облегчит вашу работу, разъяснения экспертов по самым частым вопросам, а также узнаете, как быстро получить сведения о предстоящих проверках. Статья подготовлене компанией «Диалог», которая предоставляет бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге.

Содержание:

1. ЕГАИС это что: подробное описание работы от А до Я
2. Кто должен регистрироваться в системе ЕГАИС : актуальная таблица
3. Как законно продавать пиво и крепкий алкоголь, минуя ЕГАИС
4. Что такое журнал учета алкоголя, как и зачем его вести участникам ЕГАИС
5. Что нужно, чтобы подключиться к ЕАГИС – пошаговая инструкция
6. Участники системы ЕГАИС: последние новости
7. Что грозит если не работать в ЕГАИС
8. Как заранее узнать о проверках за 1 минуту
9. Самые актуальные вопросы по работе ЕГАИС: разъяснения специалистов

 

Система ЕГАИС это что: подробное описание работы от А до Я

С 1 октября 2015 года правительство ввело в работу Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС). Фактически данный механизм отслеживает оборот и продажу каждой бутылки алкоголя от производства до реализации конечному потребителю в режиме онлайн.

Теперь, более подробно о портале ЕГАИС: что это такое и как это работает.  Каждый производитель и продавец алкогольной продукции должен быть зарегистрирован в единой интернет-системе ЕГАИС. Так создается общая база всех участников оборота спиртных напитков.

При производстве алкоголя, изготовитель наносит на каждую бутылку специальную маркировочную метку (двумерный штрих код) Micro PDF417, в которой содержится информация о производителе, времени производства, крепости и качестве товара. Далее все штрих-коды с помощью сканера автоматически заносятся в систему учета ЕГАИС. Затем программа передает всю информацию о количестве и характеристиках алкогольной продукции в единую базу на официальном сайте Росалкогольрегулирования.

При заказе спиртных напитков поставщик выписывает электронную накладную заказчику, которую отправляет через ЕГАИС и дублирует бумажным вариантом, приложенным к товару. При получении заказа розничным продавцом проводится сверка фактического наличия и качества алкогольной продукции с электронной и бумажной накладной ТОРГ-12.

Если нет расхождений, закупка подтверждается в ЕАГИС и загружается в кассовую программу заказчика. В этот момент товар списывается автоматически с остатков поставщика и заносится на остатки заказчика.

Если обнаружились расхождения, можно полностью отказаться от оформления поступления, либо составить акт расхождений и в электронном виде и отправить поставщику. При отказе от приемки алкогольной продукции, товар автоматически возвращается на остатки к производителю.

При продаже конечному потребителю штрих-код на бутылке сканируется и добавляется в кассовый чек. Кассовая программа обрабатывает информацию, формирует html-файл, который направляется на сервер Росалкогольрегулирования. Затем система формирует квитанцию, которая поступает обратно в кассу для закрытия чека, товар автоматически списывается с остатков продавца.

 

Итак, мы ответили на вопрос: ЕГАИС это что такое? Теперь разберем: кому нужно подключаться к ЕГАИС? И есть ли какие-либо исключения для ИП или ЮЛ  читайте в таблице ниже.

Кто должен регистрироваться в системе ЕГАИС : актуальная таблица

Участники оборота	Фиксируют в ЕГАИС
Организации, выпускающие пиво и пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху, при производстве более 300 тысяч декалитров в год	Производство и оборот
Организации выпускающие пиво и пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху, при производстве менее 300 тысяч декалитров в год	Оборот
Организации, занятые закупкой, хранением и поставкой алкогольной и спиртосодержащей продукции	Оборот
ИП, осуществляющие закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи с ее последующей розничной продажей	Закупка
Организации, торгующие алкогольной продукцией в розницу (в городах и сельских поселениях)	Закупка и розничная продажа
Организации, при розничной торговле алкогольными напитками в общепите	Закупка

Как видно из таблицы все участники оборота алкогольных напитков независимо от крепости и места реализации должны быть зарегистрированы в единой системе ЕГАИС.

Единственное исключение составляют сельхозпроизводители вина, в там числе игристого.

Кроме того, продажа спиртного, а также реализация его через объекты общепита может вестись только с применением ККТ. Это касается пива и других слабоалкогольных напитков. Поэтому, если вы имеете отсрочку по установке онлайн-кассы, то торгуя спиртным, вы фактически лишаетесь такой льготы.

Но все же, для продавцов алкоголя, есть некоторые исключения, которые позволяют продавать спиртные напитки не через ЕГАИС. Кого конкретно они касаются. Читайте ниже.

Как законно продавать пиво и крепкий алкоголь, минуя ЕГАИС

Предприниматели – торгующие пивом и прочими пивными напитками в обязательном порядке отражают в системе ЕГАИС только факт приобретения слабоалкогольной продукции.  При розничной продаже они могут не отправлять информацию о каждой реализованной бутылке или упаковке в систему ЕГАИС.

Те же требования, предусмотрены для объектов общественного питания при реализации алкогольных напитков любой крепости в розлив. ИП и объекты общепита могут добровольно отправлять сведения о торговле спиртными напитками в ЕГАИС. Кому это удобно, разберем ниже.

При реализации спиртного (в том числе в розлив) организации и предприниматели обязаны вести журнал учета розничных продаж алкогольной продукции. Эта обязанность предусмотрена для всех участников оборота алкоголя, не зависимо от того, отражается розничная торговля в онлайн-системе ЕГАИС или нет.

Как правильно вести журнал, что нужно, чтобы не тратить свое время и не заполнять его ежедневно? Подробно разберем в следующем пункте.

В вашу организацию требуется бухгалтер?

Или нужно сформировать команду бухгалтеров, то есть целый отдел?

Оставить заявку

Что такое журнал учета алкоголя, как и зачем его вести участникам ЕГАИС

Все участники рынка продажи алкоголя, в том числе и пива, обязаны вести журнал учёта розничных продаж алкогольной продукции. Форма журнала и порядок его заполнения утверждены Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164.

Журнал может вестись в электронном виде или на бумажном носителе. Образец можно скачать здесь. Для всех продавцов спиртных напитков подключенных к системе ЕГАИС дополнительно отражать информацию о проданном алкоголе не требуется. При регистрации факта продажи через ЕГАИС, журнал продаж алкогольной продукции формируется автоматически.

Если ИП или объект общественного питания не отправляет онлайн-информацию о продаже спиртного в ЕГАИС, то журнал необходимо вести вручную. Для этого форму журнала можно распечатать или вести в отдельной тетради, при условии заполнения всех обязательных реквизитов.

Журнал должен заполняться каждый день и находиться в торговой точке. Данные заносятся, не позднее следующего дня после продажи каждой бутылки или упаковки алкоголя, в том числе пива. По итогу каждого дня заполняют данные о продажах: наименование, код вида продукции, объём и количество.

При торговле разливными напитками, реализация кеги отражается в журнале в день ее вскрытия. Форма журнала – одна, для отражения продажи крепкого и слабого алкоголя. При отсутствии или неправильном заполнении журнала предусмотрены штрафы:

• Для ИП – от 10 до 15 тыс. руб.
• Для организаций – от 150 до 200 тыс. руб.

Кроме журнала продажи спиртного, все участники оборота алкоголя ежеквартально подают декларации об обороте спиртных напитков. Они представляются в ФС РАР через личный кабинет не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Чтобы работать в ЕГАИС, иметь возможность своевременно предоставлять декларации и прочие отчеты необходимо наличие специализированного оборудования и программных средств. Финансовая нагрузка ложится на ИП и организации. Что понадобиться для корректной работы в системе читайте ниже.

Что нужно, чтобы подключиться к ЕАГИС – пошаговая инструкция

Чтобы отражать операции по учету спиртных напитков необходимо наличие:

• Компьютера с выходом в интернет;
• Кассы с возможностью работы в ЕАГИС;
• Сканера 2-х мерного штрих-кода для организаций, обязанных отражать продажу алкоголя в ЕГАИС. ИП, торгующим только пивными напитками и в общепите, сканеры можно не приобретать.

Что дальше:

1. Нужно приобрести Электронную Цифровую Подпись. Если вы предоставляете налоговою отчетность через интернет, то у вас уже есть ЭЦП. Можно обратиться к своему оператору и заказать ЭЦП для работы в ЕГАИС (обычная ЭЦП не подойдет). Список всех операторов можно узнать на Едином портале электронной подписи РФ.
2. С помощью ЭЦП зарегистрироваться в личном кабинете на сайте egais.ru.
3. Через личный кабинет скачать и установить на своем компьютере Универсальный транспортный модуль (УТМ). Он понадобиться, чтобы передавать данные в ЕГАИС.

Общие рекомендации:

1. При работе с ЕГАИС пользуйтесь браузером Internet Explorer (другие могут работать некорректно);
2. Перед приобретением платных программ и устройств, рекомендуется проконсультироваться у поставщика, какие элементы не будут конфликтовать между собой.
3. Инструкцию по регистрации в личном кабинете и установке УТМ можно найти на сайте egais.ru.

Правительство планирует расширить список обязательных участников ЕАГИС. Попадете ли вы в этот список или нет, читайте далее.

Участники системы ЕГАИС: последние новости

10 октября 2019 Госдума приняла в первом чтении законопроект о введении контроля за оборотом медицинского спирта и лекарств, которые его содержат.

Законопроект предполагает обязать ИП и компании, которые участвуют в обороте медицинского спирта или спиртосодержащих лекарств, вносить данные о таких веществах в ЕГАИС.

Также, законопроект устанавливает, что при оптовой торговле спиртосодержащими лекарствами продавец обязан хранить и поставлять спирт в таре объемом не более литра. Если закон будет принят, нововведения вступят в силу уже с 1 июля 2020 года.

Если проигнорировать требования законодательства? Можно ли вообще работать с алкоголем?

Что грозит если не работать в ЕГАИС

Для ИП и компаний по производству и обороту спиртных напитков, нарушение порядка работы в ЕГАИС грозит административными штрафами:

• организации – 150-200 тыс. руб.;
• ИП и должностные лица организаций – 10-15 тыс. руб.

Даже если у ИП или организации установлено все ПО и есть регистрация в ЕГАИС, а продажа алкоголя не была занесена в систему, штрафа не избежать.

Помимо этого, с 1 января 2016 года поставщик не может отгружать товар заказчику, у которого нет регистрации в ЕГАИС и списывать его со своего склада. Поэтому работа с алкоголем без регистрации в системе практически не возможна.

Чтобы иметь возможность заранее подготовиться к проверке и максимально обезопасить себя от штрафов, нужно точно узнать будут ли вас проверять и когда. Как это сделать?

Как заранее узнать о проверках за 1 минуту

На каждый год Росалкогольрегулирования составляет план проверочных мероприятий. Полный список компаний и ИП, которые подлежат проверке можно найти на сайте egais.ru. В списке указано наименование компании (предпринимателя), когда планируется и сколько будет длиться проверка, вид (выездная/документальная) и пр.

Кроме того, узнать о проверочных мероприятиях можно на портале ФГИС Единый реестр проверок по ИНН и ОГРН (ОГРНИП) или на портале Госуслуг. Информацию нужно отслеживать регулярно, потому что контролирующие органы периодически вносят изменения в план проверок.

Чтобы максимально обезопасить себя и грамотно организовать работу с ЕГАИС, мы подготовили разъяснения специалистов по наиболее актуальным вопросам.

Самые актуальные вопросы по работе ЕГАИС: разъяснения специалистов

1. Если при продаже маркировка бутылки случайно отсканирована 2 раза.

В этом случае программа учтет продажу только один раз, поскольку марки на каждой бутылке уникальны.

2. Если марка на бутылке повреждена и не сканируется?

С 1 июля 2018 года закреплена обязанность вести поштучный учет обязательно маркируемой алкогольной продукции при приеме и списании. Если это обнаружено при приемке товара от поставщика, можно вернуть бутылку, оформив акт расхождения. Если маркировка не сканируется при продаже, то есть она находиться в базе магазина, ее нужно найти вручную и списать как реализацию.

3. Нужно ли ИП при приемке пива, сидра и пивных напитков от поставщика сканировать каждую бутылку ?

Пиво и пивные напитки не подлежат обязательной маркировке, поэтому сканировать каждую бутылку пива не нужно, такой товар можно принимать и заносить в свою базу партиями. Главное условие, чтобы сходилось количество и номенклатура.

4. Нужен ли специальный кассовый аппарат для работы с ЕГАИС если ИП торгует только пивом?

Если ИП продает только пиво, можно работать на обычной онлайн-кассе без подключения 2D-сканера. Закупку пива в ЕГАИС у поставщика нужно отражать через УТМ с компьютера. Продажу пива можно не отражать в ЕГАИС.

5. Можно ли ИП торговать крепким алкоголем?

Нет. Согласно п. 1 статьи 16 Федерального закона от 22.11.1995 г. № 171-ФЗ, продажа крепкого алкоголя может осуществляться только юридическими лицами.

6. Если пропал интернет, как фиксировать получение/продажу алкоголя в ЕГАИС? Нужно ли закрывать магазин?

Сразу прекращать деятельность не нужно. Транспортный модуль ЕГАИС будет накапливать информацию в течение 3-х дней в городах и 7-ми дней в сельских поселениях. Затем при подключении к интернету передаст ее на портал ФС РАР.

7. Если в течение 3-х дней не удалось восстановить интернет и документы не были переданы, будут ли штрафы?

Фактически, если за 3 дня документы не отправлены в ЕГАИС – это нарушение установленного порядка учета алкогольной продукции, и грозят штрафы:

• организации – 150-200 тыс. руб.;
• ИП и должностные лица организаций – 10-15 тыс. руб.

На практике за несущественные нарушения сроков (3 дня для города/7дней для села), штрафов можно избежать. Но это на усмотрение проверяющих. Если штраф все-таки выписан, но передача информации в ЕГАИС не была осуществлена по объективным причинам, то доказывать это придется через суд.

Мы подробно разобрали и ответили на самые важные вопросы: ЕГАИС это что, как работает, что нужно для подключения и как быть заранее готовым к предстоящим проверкам. Обязательно поделитесь с коллегами актуальной информацией и не забудьте подписаться на наши новости. Мы постоянно отслеживаем все изменения в законодательстве, чтобы вы были в курсе раньше всех.

Кроме того, пишите в комментариях, с какими сложностями сталкиваетесь вы при работе с ЕГАИС и как разбираетесь с ними. Вместе мы сможем решить большинство вопросов с минимальными затратами времени и сил.