Нужна ли касса организации

О том, что такое ККТ, компании и индивидуальные предприниматели узнали еще в 2003 году, когда вступил в силу Федеральный Закон №54-ФЗ. А с 1 июля 2021 года расчеты наличными и некоторые безналичные платежи уже нельзя производить, не имея при этом онлайн-кассы. Но нужна ли касса организации и каждому предпринимателю? Или все-таки есть исключения, позволяющие обходиться без контрольно-кассовой техники?

Статью подготовили для вас специалисты Центра бухгалтерских услуг ДИАЛОГ. К нам обращаются компании и ИП, как для получения разовых услуг, таких как консультирование и сдача отчетности, так и чтобы заказать бухгалтерское сопровождение под ключ. Узнать подробнее о сотрудничестве можно, связавшись с нами по номеру 8 (812) 642-03-27

А размещенный на сайте калькулятор бухгалтерских услуг поможет за несколько минут рассчитать стоимость бухгалтерского обслуживания для вас.

Содержание:

1. Применение ККТ — кто попадает под Федеральный Закон 54-ФЗ
2. Когда и кому можно не применять контрольно-кассовую технику (ККТ)
3. Какие операции попадают под Закон о применении ККТ
4. Нужно выдавать чеки покупателю если:
5. Применение онлайн-кассы при расчете через банковский счет
6. Работа без ККТ — какие штрафы за это грозят бизнесу
7. Какая бывает контрольно-кассовая техника 
8. Особенности, которыми обладает облачная онлайн-касса
9. Облачная касса полностью соответствует требованиям 54-ФЗ
10. Классификация кассовых аппаратов
11. Что такое POS-системы с фискальным регистратором
12. Виды ККТ для микробизнеса и ИП
13. Для каких направлений бизнеса подходят мобильные кассы
14. Для каких направлений бизнеса подходит смарт-касса
15. Настройка онлайн-кассы — пошаговая инструкция
16. Настройка ККТ, если вы отказались от покупки "под ключ"
17. Обслуживание касс — когда требуется замена фискального накопителя
18. Кто должен использовать фискальный накопитель на 13 месяцев
19. Кто может использовать фискальный накопитель на 36 месяцев
20. Какие еще могут быть причины для замены ФН (фискального накопителя) 
21. Сколько стоит замена ФН
22. Кассовая дисциплина, что вам нужно знать
23. Приходные и расходные кассовые ордера
24. Ведение кассовой книги
25. Лимит остатка в кассе
26. На что можно тратить наличные денежные средства в кассе
27. Для чего разрешается выдача наличных денежных средств сотрудникам
28. Как хранить кассовые документы
29. 3 способа ведения кассовой книги

Применение ККТ — кто попадает под Федеральный Закон 54-ФЗ

• Юридические лица
• Индивидуальные предприниматели

Тем не менее кассовый аппарат можно не использовать, если вы подходите под критерии одной из освобожденных от ее применения групп:

По роду деятельности, когда имеют место льготы налогоплательщикам

Из-за местонахождения ведения бизнеса

При использовании специальных налоговых режимов

Когда и кому можно не применять контрольно-кассовую технику (ККТ)

Вам несказанно повезло, так как не требуется тратить время и деньги на ККТ, если вы относитесь к одному из исключений, описанных в вышеупомянутом ФЗ:

• Самозанятый гражданин
• ИП на НПД, то есть предприниматель, который, также как и самозанятые граждане, является плательщиком налога на профессиональный доход
• Индивидуальный предприниматель или компания, но только при условии, что вид осуществляемой деятельности обозначен в п. 2 статьи 2 Закона 54-ФЗ. К таким видам деятельности относится, в том числе, торговля в розницу на открытом прилавке, розничная торговля в киоске, прием вторичного сырья от частных лиц, бытовые услуги, такие как изготовление ключей.
• Организации, осуществляющие образовательную деятельность
• Физкультурно-спортивные организации
• Дома культуры для жителей муниципальных районов
• Применяющие патентную систему налогообложения ИП, если их вид деятельности обозначен в п.2.1 статьи 2 Закона 54-ФЗ. К таким видам деятельности относятся, в том числе, услуги по пошиву и ремонту одежды. А также правом не применять ККТ наделяются фрилансеры, занятые в области репетиторства, дизайна, разработки ПО и фотографии.

Отдельно стоит выделить компании и индивидуальных предпринимателей, которые ведут деятельность в сельской местности или труднодоступных районах нашей необъятной страны. Какие именно территории относятся к этой категории, можно посмотреть по регионам на сайте Администрации. Утверждают перечень Региональные органы государственного управления.

Какие операции попадают под Закон о применении ККТ

ККТ — контрольно-кассовая техника, в классификации которой мы вам обязательно поможем разобраться. Но это будет чуть позже. Сначала предлагаем узнать, какие операции попадают под №54 ФЗ о применении контрольно-кассовой техники.

Нужно выдавать чеки покупателю если:

• Оплату произвело физическое лицо за наличный расчет. В таком случае следует пробить чек, это будет наличная оплата
• Компания или индивидуальный предприниматель рассчитались за товар/услуги с использованием наличных денег. В таком случае следует пробить чек, это будет наличная оплата
• Оплату произвело физическое лицо с использованием банковской карты. В таком случае следует пробить чек, это будет безналичная оплата
• Компания или индивидуальный предприниматель рассчитались за товар/услуги с использованием корпоративной банковской карты. В таком случае следует пробить чек, это будет безналичная оплата
• Оплату произвело физическое лицо, перечислив деньги за товар/услугу на расчетный счет компании или ИП. В таком случае следует пробить чек, это будет безналичная оплата

Применение онлайн-кассы при расчете через банковский счет

Вы, наверное, обратили внимание, что при сделке с физическим лицом мы описали 3 способа расчетов (наличные, банковская карта и р/с), а при сделке с компанией или ИП — только два.

Это не случайно, ведь в соответствии с Федеральным Законом при перечислении денег безналичным путем на р/с в банке от юридического лица или ИП, вам не нужно применять ККТ. Это прописано в п. 9 статьи 2 Закона о применении ККТ.

Хотим также обратить ваше внимание, что сумма оплаты через корпоративную карту не может превышать 100 000 рублей. И в таких ситуациях, когда оплаты производятся на расчетный счет, нет необходимости использовать кассу.

В вашу организацию требуется бухгалтер?

Или нужно сформировать команду бухгалтеров, то есть целый отдел?

Оставить заявку

Работа без ККТ — какие штрафы за это грозят бизнесу

Несоблюдение правил кассовой дисциплины влечет административную ответственность. При этом размер штрафа отличается в зависимости от того, ИП или компания нарушили порядок ведения кассовых операций. Так размер штрафа для Индивидуального предпринимателя находится в диапазоне 4 000-5 000 рублей.

Если же нарушения допустила компания, то здесь все зависит от того, на организацию или на должностное лицо выписывается штраф. Для должностных лиц он не отличается от штрафа для ИП, а для компании превышает его в 10 раз. То есть юр. лицо, не соблюдающее кассовую дисциплину, штрафуют на 40 000-50 000 рублей.

Напомним, что с первого числа июля 2021 года и юридические лица, и ИП должны:

1. Пользоваться онлайн-кассой
2. Выдавать чеки

Относительно второго пункта стоит сделать оговорку. Ведь выдача чека не всегда происходит физически, это зависит от вида ККТ.

Какая бывает контрольно-кассовая техника

• Автономная касса, которая физически находится в компании или у ИП. При этом не требуется подключать ее к периферийному оборудованию, будь то ПК, ноутбук, монитор и так далее. Она самостоятельно способна выполнять все необходимые задачи, включая печать чеков. А отправка данных через оператора фискальных данных (ОФД) производится посредством сети интернет.
• Облачная касса. Она, опять-таки, является физической кассой с ФН (фискальным накопителем). Но так как располагается касса в дата-центре арендодателя (продавца), то ее называют онлайн-касса. Получатель услуги, то есть компания или ИП, соблюдающая требования 54-ФЗ, управляет ей удаленно (в облаке). Отсюда и название Облачная касса.

Особенности, которыми обладает облачная онлайн-касса

Использование облачной кассы подразумевает, что вам не нужно выдавать покупателю физический чек. При оплате фискализация платежей выполняется удаленно. И чек облачная касса не распечатывает. Но на электронную почту или телефон покупателя он отправляется автоматически.

Облачная касса полностью соответствует требованиям 54-ФЗ

• Формирует чеки
• Передает чеки через ОФД в ФНС
• Отправляет покупателю товара/услуги электронный чек
• Хранит информацию о продаже в зашифрованном виде

Классификация кассовых аппаратов

• С точки зрения подключения к сети есть автономные кассы и неавтономные
• По методу доступа в Интернет (способу подключения) есть онлайн-кассы с wi-fi, подключаемые с помощью модемов (2G, 3G, 4G)
• По габаритам выделяют стационарную ККТ и мобильную
• Исходя из способа управления вы можете выбрать аппарат с сенсорным экраном или с кнопочной системой управления
• По конструкции аппараты бывают моноблочные или сборные

Что такое POS-системы с фискальным регистратором

Устройство представляет собой программно-аппаратный комплекс, функционирование которого налажено на базе фискального регистратора. Ее не назовешь компактной, зато она справляется со всеми функциями ККТ, включая прием и выдачу денег, учет и отпуск товара, аннулирование покупки, если требуется.

Виды ККТ для микробизнеса и ИП

Патент для ИП может стать спасением от применения ККТ. Но на других системах налогообложения (ОСНО и УСН) этого сделать уже не получится. Так что стоит перечислить самые популярные ККТ для ИП и микробизнеса, включая ООО:

• Мобильная касса
• Смарт-терминал (умная касса)

И то, и другое представляет собой достаточно компактное устройство, по сути, моноблок. В него уже встроен принтер, который выполняет печать чеков с фискальным накопителем.

Для каких направлений бизнеса подходят мобильные кассы

Мобильная ККТ идеальна для выездного бизнеса. А к нему уже могут относится разные сферы, включая, например, репетиторов, доставку еды из ресторанов, курьерские услуги, такси, мастеров по ремонту по вызову.

Для каких направлений бизнеса подходит смарт-касса

С учетом отличного соотношения цена-качество их активно используют компании, занятые в розничной торговле. Удобной будет работа с данным видом ККТ, если проходимость торговой точки небольшая. В таком случае она будет прекрасно справляться с возложенными на нее задачами. Есть модели, позволяющие выполнить интеграцию с программой 1С и другими ПО, используемыми в сфере розничной торговли.

Настройка онлайн-кассы — пошаговая инструкция

Если ваша компания или ИП не находится в списке исключений, значит вам никак не обойти стороной ККТ. Придется пройти весь путь ее покупки до настройки. И чтобы это не вызывало стресс и множество вопросов, расскажем по шагам с чего начать, и куда бежать.

• Выбрать ККТ. Сделать это можно самостоятельно, изучив информацию по теме, или же воспользоваться консультацией специалистов.
• Купить ККТ. Как правило, компании, осуществляющие продажу, сразу предлагают купить кассу под ключ. В таком случае вам можно не вникать в тонкости процесса, а оплатить и принять работу после ее полного завершения. Или же вы можете пойти другим путем.

 Настройка ККТ, если вы отказались от покупки "под ключ"

• Вам нужно обязательно не только приобрести саму кассу, но и купить фискальный накопитель.
• Определиться с тем, кто станет оператором фискальных данных. То есть это — та самая организация-посредник, которая уполномочена передавать в налоговую данные об операциях с использование ККТ. Выбор ОФД обычно происходит по рекомендации или с точки зрения удобства работы с системой. С ОФД вам нужно заключить договор.
• Далее требуется регистрация онлайн-кассы в налоговой. Здесь все достаточно просто, так как процесс происходит удаленно в вашем личном кабинете юридического лица или ИП. Единственное, для этого вам обязательно потребуется действующая квалифицированная ЭЦП (электронная цифровая подпись).
• После регистрации вам дается 1 день, чтобы выполнить процедуру, которая называется фискализация кассы. Она подразумевает настройку путем ввода данных, включая регистрационный номер ККТ.
• Для завершения настройки требуется отправить в ФНС отчет о регистрации ККТ и получить регистрационную карточку в электронном виде или на бумажном носителе.

На этом постановка на учет считается законченной, а касса становится готова к началу продаж с ее использованием.

Не забудьте сохранить данные, которые вы использовали для регистрации и последующего входа в систему. Мы имеем в виду личный кабинет ОФД, данные для работы с которым вы получаете после заключения договора с посредником (ОФД).

Обслуживание касс — когда требуется замена фискального накопителя

К сожалению, даже после покупки кассы вы не сможете забыть о расходах на нее навсегда. Ведь в соответствии со статьей 4.1 ФЗ №54 фискальный накопитель подлежит замене через 13 месяцев или 36 месяцев. Срок зависит от характеристик накопителя, которые вы подбираете, исходя из особенностей бизнеса.

Кто должен использовать фискальный накопитель на 13 месяцев

• Компании, применяющие ОСНО
• Торговые организации, сфера деятельности которых — торговля подакцизными товарами

Кто может использовать фискальный накопитель на 36 месяцев

• Занятые в сфере услуг компании и ИП
• Сезонный бизнес
• Организации на УСН и ЕСХН, а также юридические лица на патенте, за исключением торговых компаний, которые занимаются продажей подакцизных товаров

Какие еще могут быть причины для замены ФН (фискального накопителя)

Кроме истечения срока службы, установленного на законодательном уровне, заменить ФН может потребоваться в таких случаях, как:

• Онлайн-касса переведена на автономную работу
• Режим ККТ изменен с шифрованного на нешифрованный
• Внутренняя память устройства заполнена
• Заводской номер, указанный в паспорте устройства, и в его электронной памяти не совпадает
• ФН вышел из строя, и поломка не подлежит исправлению. При этом восстановлением данных, которые находятся в памяти устройства, но не доступны для вас из-за поломки, должен заняться производитель ФН. В его обязанности также входит передача восстановленных данных в ФНС.
• Смена собственника онлайн-кассы, к которой подключен ФН. В этом случае замена необходима ввиду того, что запрещено использовать один ФН компаниям, у которых разные ИНН

Сколько стоит замена ФН

В период гарантийного срока неисправности устраняются бесплатно, за исключением случаев, когда замена происходит по инициативе покупателя.

Кассовая дисциплина, что вам нужно знать

Центральный Банк Российской Федерации устанавливает правила работы с наличными деньгами при использовании ККТ.

ИП и организации обязаны следовать этим правилам, когда они:

• Принимают наличные денежные средства
• Выдают наличные денежные средства
• Хранят денежные средства в кассе

Ведение кассовой дисциплины является обязанностью всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и не зависит от того:

• Какой режим налогообложения применяет компания или ИП
• Используется ли контрольно-кассовая техника для ведения деятельности

Приходные и расходные кассовые ордера

Прием и выдача наличных денежных средств сопровождается оформлением кассовых документов. А если быть точнее, то речь идет про:

• Приходный кассовый ордер (ПКО), который составляют по форме № КО-1 при любом приходе дс. ПКО выписывается на всю сумму принятых за день наличных денег, если приход оформлен чеком кассы или БСО (бланком строгой отчетности).
• Расходный кассовый ордер (РКО), который составляют по форме № КО-3 каждый раз, выдавая наличные деньги из кассы.

Ведение кассовой книги

Кассовая дисциплина подразумевает обязательное ведение кассовой книги. При этом порядок ведения кассовой книги обязывает заносить в нее данные всех ПКО и РКО. При отсутствии движений по кассе за день, данные вносить не нужно.

От ведения кассовой книги освобождены Индивидуальные предприниматели без сотрудников в штате.

Лимит остатка в кассе

Лимит кассы для юридического лица определяется Приказом, подписанным по решению руководителя (генерального директора, управляющего, уполномоченного представителя). Он зависит от выручки организации и структуры расходной части.

Лимит наличных денег в кассе ИП не обязательно устанавливать документально. Также не требуется фиксировать в Приказе лимит наличных в кассе организациям, относящимся к субъектам малого предпринимательства.

На что можно тратить наличные денежные средства в кассе

• Выплата заработной платы сотрудникам
• Социальные выплаты, то есть не связанные с результатом труда
• Оплачивать товары, но не ценные бумаги, а также платить за работы и услуги
• Выдавать средства под отчет сотрудникам, сюда же входят командировочные расходы
• Оформлять возвраты при отказе покупателя после оплаты наличными за товары или услуги
• Личные нужды ИП

Выплаты наличными разрешено производить только если они изначально поступили на расчетный счет в банке компании или ИП. При этом не важно, куда вы планируете их расходовать, правило действует в любом случае. Исключения есть, и они касаются операций, входящих в закрытый перечень. Для них снято ограничение, и оплаты производятся из кассы в кассу, без движений по р/с.

Наличные, напрямую из кассы, юридические лица и ИП могут расходовать, если они поступили:

• Как реализация услуг, работ, товаров
• В качестве выплаты по договорам займа, как в части погашения основного долга, так и по части выплаты процентов, штрафов и пени. Но есть одно существенное условие, согласно которому второй участник расчетов должен относится к определенному перечню компаний. А именно — кредитный потребительский кооператив, микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный потребительский кооператив
• От паевых взносов при взаиморасчетах с кредитным потребительским кооперативом или с/х потребительским кооперативом

Для чего разрешается выдача наличных денежных средств сотрудникам

Нельзя выдавать и тратить наличные компании на любые цели. Среди разрешенных статей расходов для организации стоит выделить три:

• Выдача денежных средств под отчет сотрудникам
• Выплата заработной платы
• Расчеты с поставщиками и покупателями наличными

Индивидуальные предприниматели имеют право брать из кассы деньги на личные нужды.

Обращаем ваше внимание, что для расчетов между 2-я компаниями, 2-я ИП или компанией и ИП, установлен лимит в 100 000 рублей по одному заключенному Договору.

Лимит не ограничивает расчеты между компанией или ИП и физическим лицом. Также он не действует при выдаче подотчетных средств из кассы.

Как хранить кассовые документы

ПКО и РКО при совершении операции по выдаче или принятии наличных денежных средств нужно распечатать и подписать. При этом возможно вести учет ПКО и РКО в электронном виде только при условии, что у ответственных за их подписание лиц есть ЭЦП.

 

 

3 способа ведения кассовой книги

• Электронная кассовая книга. Ее можно вести, используя специальное ПО и квалифицированные ЭЦП. При этом важно должным образом обеспечить защиту от искажения и потери данных, в том числе, со стороны злоумышленников.
• Ведение кассовой книги в электронном виде на ПК. При этом записи о приходах и расходах заводятся в программу бухгалтера, где автоматически выполняется формирование листов книги. Также программа сама формирует Отчеты кассира.
• Ведение кассовой книги на бумаге с ее заполнением от руки. Писать допускается только шариковой ручкой, либо использовать чернила. Листы книги должны быть не просто распечатаны и скреплены, а прошиты и пронумерованы.

Срок хранения кассовой книги составляет 5 лет.

При применении ККТ с фискальным накопителем хранить на бумаге Отчеты об открытии смены и о закрытии смены не требуется. Данные сохраняет ФН в памяти устройства.

Мы не смогли ответить на вопрос, нужна ли касса, кратко. И прочитав эту статью, вы наверняка поняли, почему. Но спешим вас разочаровать. Кроме подробно описанной выше информации, есть еще много нюансов, о которых можно очень долго рассказывать. Поэтому Центр бухгалтерских услуг ДИАЛОГ предлагает вам поступить следующим образом:

Для получения компетентной консультации по вопросу применения ККТ и не только, вы можете обратиться к нам любым удобным вам способом. Специалисты компании с удовольствием дадут исчерпывающие ответы на ваши вопросы и предложат самое лучшее из возможных решение.

Сотрудничая с нами, вы сэкономите много нервов, времени и денег.