КАК ИП СЭКОНОМИТЬ НА НАЛОГАХ?
или
6 лайфхаков успешного предпринимателя

Заполни форму чтобы бесплатно скачать копию книги
*Мы беспокоимся о вашей безопассности и не рассылаем спам!
Елена Бойкова
Читать историю автора

Бухгалтерское сопровождение: чего не знают «чайники», что лучше «свой» или «удаленный» бухгалтер, истории действующих бизнесменов и рекомендации, которые реально работают

Как среди массы предложений выбрать достойное бухгалтерское сопровождение, чтобы было надежно и недорого. Давайте разбираться: что выгоднее собственный или внештатный специалист и кому можно доверить не только свои финансы, а иногда и свободу, что вправе ожидать и требовать от бухгалтера на аутсорсе любой неравнодушный бизнесмен.

Содержание:

  1. Современный аутсорсинг «без купюр»
  2. Учет на «удаленке» или своими руками: что лучше?
  3. Бухгалтерия на аутсорсинге плюсы и минусы: сравниваем со штатным специалистом
  4. Как правильно выбрать бухгалтерское сопровождение: 7 простых шагов для «чайников»
  5. Сколько стоит спать спокойно: цены на ведение бухгалтерии
  6. Ответственность аутсорсинга: кому можно доверять
  7. 6 фатальных ошибок бизнесменов при бухгалтерии на аутсорсинге

Современный аутсорсинг «без купюр»

Найти, кому передать головную боль по ведению всей бухгалтерской и налоговой волокиты совсем несложно. Фрилансеры, организованные группы бухгалтеров, крупные аудиторские компании с лихвой перекрывают своими предложениями запросы в бухгалтерии на аутсорсе на любой бюджет и вкус.

Но пока, в России большинство компаний все-таки предпочитает внутренних специалистов. Хотя по регионам есть существенная разница. Так, например, самым большим спросом пользуются фирмы, предоставляющие бухгалтерские услуги в Санкт-петербурге и Москве. А соответственно и выбор здесь больше.

Почему так? Зачастую бизнесмены полагают, что доверить учет финансов кому-то со стороны просто немыслимо. Надежнее, тому, кто каждый день сидит под боком, в соседнем кабинете, попивает чаек, уж он то точно не подведет, да и дешевле выйдет.

На самом деле это не всегда так. Собственный, родной бухгалтер, а иногда целая бухгалтерия нередко с лихвой перекрывают затраты на оказание бухгалтерских услуг извне. Ведь расходы на содержание “своих” складываются не только из зарплаты сотрудников. Сюда же идут страховые взносы, оплата отпусков, больничных, отдельный кабинет, программное обеспечение, офисная техника, печеньки, кофе и пр.

Но, не только специализированные фирмы готовы предложить свое обслуживание. Небольшие ИП предпочитают отдавать учет на ведение бухгалтерам-фрилансерам. А это тоже аутсорсинг. Здесь вообще бывают случаи, когда договоренность об услугах исчерпывается только устным обсуждением и крепким рукопожатием. А что? Ведь приятный человек и сразу видно ответственный, порядочный…Чем это грозит в дальнейшем, читайте ниже.

Еще один вариант аутсорсинга – услуги по бухгалтерскому сопровождению от банков для тех, кто открывает счет. Здесь обычно предлагается несколько тарифных планов из стандартного перечня и помесячная оплата.

bukhgalterskie-soprovozhdenie

Теперь давайте разбираться глубже, что же все-таки надежней и выгодней выбрать.

Бухгалтерия на удаленке или своими руками: что лучше?

С этим вопросом сталкиваются начинающие или совсем малые предприниматели. И это логично. Ведь в период стартапа или при незначительных оборотах каждая копейка на счету. Если есть немного свободного времени и не тошнит от расчетов, то в этом случае можно рискнуть и попробовать вести учет самому, тем ИП, которые:

  • Работают на «упрощенке» по «Доходной» ставке. Тем более, что в 2020 году в планах правительства совсем отменить отчетность по УСН (6%) для ИП с онлайн-кассами;
  • Работают на ЕНВД или ПСН. Но здесь опять же есть нюансы: в 2021 году «вмененку» отменяют по всей стране, а для некоторых «вмененщиков» и тех, кто на патенте, это наступит уже в 2020 году.
  • Не имеют наемных работников;
  • Имеют хотя бы начальное представление о налоговой системе и опыт общения с инспекцией, иначе вместо развития бизнеса, вы полностью погрязнете в изучении основ.

При чем, каждое несовпадение пунктам (например, есть работники, другая система налогообложения и пр.) увеличивает геморрой в арифметической прогрессии. Дополнительным пунктом можно включить сезонный бизнес.

Чем опасен такой путь? Зачастую предприниматели, которые решили действовать самостоятельно, полностью полагаются на интернет. Начитавшись «экспертных» статей «лохматых» годов делают «все как положено» и спят спокойно до тех пор, пока не придет первый штраф, пени, доначисления и камеральные проверки.

С другой стороны, сейчас можно скачать бесплатное программное обеспечение с сайта налоговой, которое позволит самостоятельно готовить и отправлять отчеты прямо на сайте. Но и здесь не обходится без нюансов и неожиданностей. В общем, нужно адекватно оценить свои навыки, возможности, наличие времени и исходить из этого.

Многим предпринимателям аутсорсинг бухгалтерских услуг представляется как кабала с непомерными расценками и невозможностью вырваться до конца действия договора. На самом деле это не так. Вполне свободно можно выбрать как разовую услугу, так и полноценное непрерывное сопровождение.

При чем ценник зачастую гораздо меньше, чем все затраты времени, собственных сил и нервов, если все делать самому. Именно за счет того, что отчетность отдается на откуп профессионалам, которые уже давно закалены в боях с налоговой. Теперь сравним внешнюю бухгалтерию с внутренней службой.

Бухгалтерия на аутсорсинге плюсы и минусы: сравниваем со штатным специалистом

У организаций и ИП покрупнее возникает другой вопрос: что лучше отдать учет своему сотруднику/службе или компании со стороны? Итак, какие преимущества аутсорсинга бухгалтерии:

  • Самое главное, если вы обращаетесь в солидную специализированную компанию, а не к «сыну маминой подруги», то можете быть уверены в компетенции специалистов. Такие организации дорожат своей репутацией, а значит, сами постоянно заинтересованы в повышении квалификации своих сотрудников.
  • Внешнее бухгалтерское сопровождение недорого по сравнению с собственной постоянной бухгалтерской службой. Как было указано выше не нужно платить зарплату, страховые, больничные и пр.
  • Вы застрахованы от неприятных сюрпризов со стороны работника в разгар отчетного периода (заболел ребенок, декрет, затопили соседи и пр.)
  • Не нужно дополнительно обучать персонал, если появились новые направления бизнеса. Как правило, в штат бухгалтерских фирм входят специалисты разных специфических сфер.

Кроме того, с внешними специалистами отношения исключительно деловые, а, следовательно, в случае конфликта все решается в рамках подписанного договора. Чего не скажешь о штатном бухгалтере. Вот реальная история нашего подписчика:

«Перед новым годом у замдиректора небольшой питерской фирмы произошел конфликт с главным и единственным бухгалтером. После чего бухгалтер уволилась по собственному желанию и перед уходом удалила всю информацию по учету и все бухгалтерские и отчетные программы со своего компьютера. Пришлось срочно искать замену, потому что на носу уже была отчетная кампания. Брать неизвестного специалиста не решились.

Обратились в аудиторскую фирму. Правда, пришлось доплатить за срочность восстановления учета. Но, зато в дальнейшем в штатном режиме поняли, что работать с бухгалтерией на аутсорсинге в СПБ надежней и дешевле. Теперь не экспериментируем!»

Как видно плюсы аутсорсинга бухгалтерии очевидны. А как насчет недостатков? В первую очередь, здесь нужна дисциплина со стороны заказчика. Потому что если вы не предоставите необходимые данные для отчетов в положенный срок, то ответственность за это ляжет полностью на вас. Поэтому придется четко соблюдать график документооборота.

К следующим мифическим недостаткам многие относят: невозможность контролировать учет и отчетность, после окончания договора могут не вернут документы, возможна утечка конфиденциальной информации третьим лицам. Это совсем не так.

Если договор составлен правильно, и вы сами заинтересованы в контроле учета своих финансов, то возникновение подобных проблем сводится практически к нулю. А теперь, как же все-таки выбрать того единственного и чтоб на долгие годы?

Как правильно выбрать бухгалтерское сопровождение: 7 простых шагов для «чайников»

Иногда в безнадежной попытке сэкономить бизнесмены обращаются к «профи» исключительно из-за стоимости. Полагая, что дело нехитрое, скорее механическая работа – циферку берем отсюда и пишем сюда.

Вот и нарываются на выпускников бухгалтерских курсов, у которых и своя тематическая страничка в соцсети и лендинг и куча благодарных отзывов все есть, только нет опыта. Поэтому ценник далеко не единственный критерий выбора. Что нужно изучить, перед тем как заключить договор:

  1. Стаж организации. Конечно, чем больше времени существует бухгалтерская/аудиторская фирма, тем больше доверия вызывает у потенциальных клиентов.
  2. Рекомендации. Наверняка у вас есть знакомые из деловой сферы, а у них есть свои знакомые. Кто-то когда-то точно сталкивался с удаленной бухгалтерией. Негативные отзывы тоже важная информация. Так вы будете знать, куда точно не нужно обращаться.
  3. Количество услуг. Чем разнообразней выбор, тем проще подобрать для себя нужный пакет/тариф.
  4. Типовой договор. Попросите у нескольких компаний для ознакомления типовые договоры. В них должна быть четко прописана ответственность аутсорсера за утечку информации, ошибки и пр. Чем подробней все расписано, тем лучше.
  5. Отсутствие текучки. Хорошая компания ценит своих специалистов и чем стабильней штат, тем профессиональней в ней сотрудники. Чтобы это узнать можно попросить разрешение поговорить с несколькими работниками.
  6. Онлайн-доступ к своему учету. Все больше отчетов приходиться предоставлять в госорганы по интернету. Поэтому бухгалтерская и налоговая информация все чаще храниться в электронном виде. Некоторые компании обеспечивают облачное хранение данных и могут дать заказчику круглосуточный доступ к его базе. Это большой плюс.
  7. И наконец, совсем неплохо, если компания может предоставить бесплатный тестовый период.
bukhgalterskie-soprovozhdenie

Ну и отдельно поговорим о цене.

Сколько стоит спать спокойно: цены на ведение бухгалтерии

Теперь посмотрим на конкретных цифрах, что же выгодней. Для сравнения возьмем цены на бухгалтерию в аутсорсинге для СПБ, средние зарплаты и расходы штатной службы учета в регионе. Например, небольшая фирма на ОСНО с работниками до 10 человек и количеством операций ежемесячно 200-300 нанимает бухгалтера. Какие расходы ее ждут:

  • Зарплата. По данным обзора статистики зарплат в Санкт-Петербурге, бухгалтер получает в среднем 60 000 руб./мес.
  • Страховые (30,2%) – 18 120 руб./мес.
  • Облачное программное обеспечение от 1 000 руб./мес.
  • Расходные материалы, оргтехника и пр. от 6 000 руб/мес.

Итого: в месяц на содержание своей личной бухгалтерской службы уйдет минимум 85 120 руб.

Что насчет удаленных бухгалтерских услуг в СПБ? Средний чек для такой организации в месяц будет от 20 000 руб./мес. В эту стоимость стандартно входит:

  • Обработка первичных документов, сохранение операций в 1С;
  • Ведение кассовой книги и авансовых отчетов;
  • Начисление зарплаты, отпускных, расчет больничных и др.
  • Расчет налогов и оформление платежек;
  • Составление деклараций и отправка в инспекцию;
  • Расчет и представление отчетов в ФСС и ПФ;
  • Проведение сверок с налоговой, ПФР, соцстрахом;
  • Подготовка и предоставление документов для проведения проверок;
  • Учет и списание материалов.

При этом не нужно никого контролировать: действительно ли бухгалтер в налоговой или где-то по личным делам. Оплата у аутсорсера сдельная и это уже его головная боль.

Материальные плюсы аутсорсинга опять-таки на лицо. А теперь рассмотрим, за что конкретно внештатная служба учета несет ответственность и как доверить свои финансы, репутацию, а иногда и весь бизнес удаленщикам.

Ответственность аутсорсинга: кому можно доверять

В первую очередь нужно иметь в виду, что призвать к ответственности, удаленного бухгалтера или компанию, можно, если заключен письменный договор. При этом, ваши претензии должны быть обоснованы условиями этого самого договора.

За что отвечает внешняя бухгалтерия:

  • Конфиденциальность предоставленных данных. Это зачастую главный камень преткновения для многих бизнесменов. Поэтому в договоре должен быть четко прописан этот пункт.
  • Сроки сдачи отчетности.
  • Ошибки и недостоверность. При этом не важно умышленно или нет данные были искажены в отчетах;
  • Сохранность документации. Особенно это важно, когда заказчик услуг предоставляет много первички.
  • Несвоевременное предоставление документации. Это касается как требований госорганов при проверках, так и самого заказчика.

В общем, если что-то пойдет не так, то вы должны быть полностью уверены в том, что все штрафы и пени покроет аутсорсинговая компания.

А для этого совсем неплохо, если такая организация застраховала свою ответственность перед заказчиками. Потому что у нее должны быть ресурсы на такие расходы.

6 фатальных ошибок бизнесменов при бухгалтерии на аутсорсинге

  1. Не заключать письменный договор. Все о чем вы договариваетесь на словах, может быть забыто, неправильно понято и в суде устные договоры — не весомый аргумент.
  2. Передавать документы без описи. Опись нужна всегда! Потерял директор, курьер, удаленный бухгалтер… Через несколько месяцев невозможно выяснить.
  3. В договоре с аутсорсинговой компанией много общих фраз: «вся отчетность», «все документы»… Чем больше конкретики, тем проще понять друг друга.
  4. Все переговоры устно. Человеческий фактор никто не отменял. Поэтому лучше вести деловую переписку, чтобы ничего не забыть, а в случае недопонимания было на что опереться.
  5. Доверяй, но проверяй. Было бы неплохо время от времени контролировать работу удаленного бухгалтера.
  6. Сам заказчик срывает сроки документооборота. Зачастую бухгалтерам приходится охотиться за нерадивым «держателем» печати или подписи.

Теперь, чтобы выбрать достойное и необременительное бухгалтерское сопровождение вам нужно только следовать рекомендациям. Кроме того, случаи бывают абсолютно разные и так как вы заинтересованы в учете своих финансов, не заинтересован больше никто. Поэтому держать руку на пульсе – в ваших интересах.

А, чтобы иметь возможность контролировать все, что происходит с вашим бизнесом, обязательно подпишитесь на наши налоговые новости.

ОЦЕНИТЕ СТАТЬЮ: 
(Нет оценок)